Bei Bewirtungen von Einzelpersonen außerhalb von Projekten ist zu beachten:
Nachweis der Bewirtungskosten: Welche Angaben gemacht werden müssen
gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG muss der Unternehmer zur Höhe der Bewirtungskosten und zur betrieblichen Veranlassung die folgenden Angaben festhalten: • Ort der Bewirtung: Hier gibt der Unternehmer z.B. das eigene Büro oder den Namen und die Anschrift des Restaurants an, wo die Bewirtung stattgefunden hat. • Tag der Bewirtung: Angabe des Datums; auch Bewirtungen am Wochenende können betrieblich veranlasst sein. • Anlass der Bewirtung: Die Angabe muss konkret sein. Allgemeine Bezeichnungen wie „Kundenpflege“, „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsessen“ reichen nicht aus. Konkret sind z. B. Formulierungen wie: Aufbau einer Filiale, Abstimmung der Lieferbedingungen, Terminplanung für das Objekt XY. • Höhe der Aufwendungen: Bei Bewirtungen, die nicht in einer Gaststätte stattgefunden haben, sondern in den eigenen Betriebsräumen, müssen Rechnungen über die Speisen und Getränke vorgelegt werden können. • Teilnehmer der Bewirtung: Es müssen die vollständigen Namen aller Teilnehmer an einer Bewirtung festgehalten werden, also auch des bewirtenden Unternehmers/Freiberuflers (BFH, Urteil v. 1.10.1992, IV R 96/91).
Teilnehmer und Anlass müssen immer genannt werden, auch bei Journalisten, Rechtsanwälten und vergleichbaren Berufen, denen nach § 102 AO zum Schutz bestimmter Berufsgeheimnisse ein Auskunftsverweigerungsrecht zusteht (BFH, Urteil v. 15.1.1998, IV R 81/96). Die Angabe der Adressen ist nicht erforderlich. Der Unternehmer muss jedoch auf Verlangen des Finanzamts die Adressen (zumindest die Firmenadressen) benennen können.
Nachweis- und Aufzeichnungspflichten bei Bewirtungskosten – Finance – Haufe
