Veranstaltungs-Begleitung

In der Dokumentation wird davon ausgegangen, dass die Veranstaltung den Kriterien der über die Abrechnung als WbFöVO-fähige Weiterbildung genügt. Zur Schaffung bzw. Einhaltung eines qualitativ hochwertigen Veranstaltungs-Management sind diese Abläufe einzuhalten.Bearbeiten

vor der Veranstaltung

• jegliche Datenpflege der Teilnehmer und Dozenten erfolgt im Kufer
  • Teilnehmern wird ausschließlich die Anmeldung über das Web-Portal empfohlen
  • sollte dies in absoluten Ausnahmefällen dem Teilnehmer und / oder Dozenten nicht möglich sein, kann die Anmeldung über das Web-Portal auch durch den Veranstaltungs-Verantwortlichen vorgenommen werden ⇒ dann jedoch im Auftrag des Teilnehmers/Dozenten über den Warenkorb !
  • jegliche Mail-Kommunikation bzgl. Veranstaltungen laufen über ein Projekt-Postfach, auf welches im Sinne einer professionellen Außenwirkung mehrere Bearbeiter Zugriff haben (Vertretbarkeit muss gegeben sein – es handelt sich immer um Projekt-Veranstaltungen ! und keine persönlichen Kontakte)
• die Raumplanung wird konsequent genutzt
  • zwingend notwendig zur Koordination der Verfügbarkeiten der Räume
  • Absprache mit Gästeempfang zwingend notwendig
• die Tagesplanung wird konsequent genutzt
  • zwingend notwendig zur Abrechnung der LE über die WbFöVO
  • Programmheft wird zentral über Vorlagen im Kufer erstellt ⇒ kann dann auch werbewirksam über das Web-Portal geteilt werden
• jegliche für den Veranstaltungs-Ablauf notwendige Dokumente werden über die zentralen Vorlagen im Kufer erstellt
  • Teilnehmerliste zur Unterschrift
  • Foto- und Video-Erlaubnis zur Unterschrift
  • Namensschilder
  • Mappen-Schilder
  • bei fehlenden Vorlagen ist die IT zu informieren
• die zur Veranstaltung gehörende Datenablage
  • ist auf ein Minimum an Daten zu reduzieren
  • jegliche vorbereitenden Dokumente sind chronologisch und nachvollziehbar abzulegen

der Tag davor …

• die korrekte Umsetzung der Wünsche an die die Veranstaltung unterstützenden Abteilungen Hausmeister, Küche, Hauswirtschaft und Gästeempfang sind mindestens einen Tag vorher gemeinsam abzugleichen
• Änderungen sind in Kufer einzupflegen
• Änderungen sind in den entsprechenden Dokumenten einzupflegen
• Dokumente sind spätestens jetzt zu drucken

Veranstaltung

• in die Begrüßung ist ein 15-Minütiger organisatorischer Informations-Slot durch den Veranstaltungs-Begleiter einzuplanen
• Listen zur sofortigen Unterschrift ausgeben ⇒ einsammeln ⇒ auf Vollständigkeit prüfen
• Namensschilder ausgeben
• Mappen ausgeben
• zu jeder Zeit während der Veranstaltung als Ansprechpartner zur Verfügung stehen
• regelmäßige Zwischenkontrolle der gebuchten Annehmlichkeiten (Getränke, Geschirr, usw.)

nach der Veranstaltung

• aufräumen